Базовый вариант схемы обработки данных Программы представлена на Рис. 1.1.
В схеме предусмотрено разделение функционала Программы по подразделениям:

• Контакт-центр – обработка входящих обращений по телефону, заявки с сайта, заявки через чаты, мессенджеры и другие каналы первичных обращений клиентов;
• Отдел продаж – обработка Заявок (Лидов);
• Договорной отдел – обработка Договоров (Сделок).

Структура подразделений и ролевой состав сотрудников в конкретном проекте может быть изменен.
Функционал Программы может быть задействован в рамках трех подразделений или сгруппирован в рамках одного – двух подразделений. Например, обработка входящих обращений и обработка заявок может выполняться отделом продаж напрямую.

Рис. 1.1. Схема обработки данных Программы.

Перед началом работы с Программой выполняется установка, настройка и ввод справочных данных:

• список структурных Подразделений (Контакт-центр, Отдел продаж, Договорной отдел и т.д.);
• список Пользователей. Пользователям определяются роли безопасности Пользователей с заданными правами доступа к данным Программы;
• настраивается справочник Услуг и форм договоров.;
• и т.д.

Эти изменения осуществляются в системных параметрах Microsoft Dynamics 365 (CRM) пользователем с правами Администратор.
Полное описание настройки Программы представлено в документации для Администратора Программы.
Детальное описание режимов и функций программы Microsoft Dynamics 365 (CRM) представлено в документации и в справочных ресурсах компании Microsoft.

Главное меню – кнопка «Риелтор» (рис 1.2).
Под меню - Мои задачи, Продажи, Клиенты, Каталог, Инструменты.

Рис. 1.2 Меню «Риелтор»

В «Решении» есть три базовых панели мониторинга, для переключения между ними необходимо нажать на выпадающий список (1) и выбрать панель мониторинга (2) (см. Рис. 1.3).

Рис. 1.3 Панели мониторинга

Панель содержит четыре блока информации:
БЛОК 1 Открытые действия (задачи, встречи и звонки);
БЛОК 2 График заявок по этапам продажи;
БЛОК 3 Активные заявки в работе;
БЛОК 4 Активные заявки в отложенном спросе;
БЛОК 5 Дублирование открытых действий (просроченные/актуальные).

Рис. 1.4 Панель мониторинга «Мои действия и заявки»

Отображает действия пользователя на день, неделю или месяц.

Рис. 1.5 Панель мониторинга «Мой календарь действий»
Для того чтобы отсортировать действия, отраженные в календаре, необходимо снять или поставить галочку напротив соответствующей категории (см. Рис. 1.6).

Рис. 1.6 Сортировка действий

Панель мониторинга «Показатели отдела продаж по активным Заявкам»
Отображает графики, схемы, воронки по группе продаж (см. Рис. 1.7).

Рис. 1.7 Показатели отдела продаж по активным заявкам

При поступлении звонка в контакт-центр (или сразу в отдел продаж – в зависимости от используемого варианта обработки звонков в компании), в системе создается карточка звонка. Оператор контакт-центра заполняет карточку сведениями о клиенте и переключает звонок клиента (если оно «Целевой») на менеджера отдела продаж. При поднятии трубки на компьютере менеджера всплывает заполненная карточка звонка (см. Рис. 2.1).
Варианты действий менеджера на карточке звонка:
1) В случае если клиент обращается к нам в первый раз, менеджеру необходимо создать заявку для дальнейшей работы с клиентом. Для того чтобы это сделать в открытой карточке звонка нажимаем кнопку «Новая заявка» (см. Рис. 2.1).

Рис. 2.1 Карточка звонка
 

2) В случае если клиент обращается к нам повторно, необходимо обратить внимание на раздел «История обращения», где собирается вся информация о взаимодействиях с клиентом (звонки, заявки, договора), и продолжить работу с актуальной карточкой заявки или договора. Для того чтобы перейти в активную заявку или договор необходимо нажать на ссылку (см. Рис. 2.2).

Рис. 2.2 Карточка звонка с повторным обращением

======
3. Работа с Заявкой

=====
Заполнение информации по работе с клиентом

В результате взаимодействия с клиентом заявка заполняется сведениями, полученными в результате общения, а также создаются и обрабатываются планируемые действия (задачи, звонки, встречи). Планируемые действия отображаются в БЛОКЕ 1 панели мониторинга с сортировкой по сроку исполнения.
Раздел «Потребность» содержит информацию о потенциальных потребностях клиента (см. Рис. 3.1).

Рис. 3.1 Раздел «Потребность»

Раздел «Контакт» содержит личные и контактные данные клиента (см. Рис. 3.2).

Рис. 3.2 Раздел «Контакт»

После внесения информации необходимо сохранить изменения нажатием на иконку дискетки в нижнем правом углу либо сочетанием клавиш CTRL + S. Обязательные для заполнения поля обозначены красной звездочкой в конце названия поля.
Пример заполненной карточки заявки (см. Рис. 3.3).

Рис. 3.3 Пример заполнения карточки заявки

=====
 
Бронирование объекта недвижимости

Для того чтобы забронировать объект недвижимости за клиентом необходимо произвести следующие действия:
Открыть действующую заявку клиента и в левом верхнем углу нажать кнопку (см. Рис. 3.4).

Рис. 3.4 Переход в каталог

В открывшемся окне выбрать нужный корпус (кликнуть на нужный адрес). (см. Рис. 3.5)
ВАЖНО! В шахматке для осуществления устного бронирования отображаются только те строения, где есть объекты недвижимости для продажи.

Рис. 3.5 Общий вид каталога
В открывшейся шахматке найти нужный объект и в случае, если клиент готов на устную бронь, кликнуть на него. Пример вида шахматки Рис. 3.6.

Рис. 3.6 Пример вида шахматки

В шахматке есть несколько вариантов отображения квартир:
1) Квартира свободна для реализации отображается с зеленым фоном (см. Рис. 3.6.1).

Рис. 3.6.1 Отображение свободной квартиры

2) Квартира находится под устной бронью, отображается на розовом фоне с указанием даты окончания брони (см. Рис. 3.6.2).

Рис. 3.6.2 Отображение квартиры под устной бронью

3) На квартиру распространяется акция или особые условия продажи, отображается на зеленом фоне с красной обводкой (см. Рис. 3.6.3).

Рис. 3.6.3 Акция или особые условия продажи квартиры

ВАЖНО! Согласно настройкам системы, возможно сохранить заявку со ссылкой на уже устно забронированный объект. В таком случае в заявке в поле «Состояние в очереди заявок» будет статус «В очереди», а в первой заявке устной брони «Устная бронь». В случае отмены первой брони в статус «Устная бронь» должна автоматически перейти следующая по порядку заявка.

Для того чтобы отфильтровать шахматку по заданным критериям, в терминале агента установлены «Фильтры», которые можно изменять в любой момент (см. Рис. 3.7):
1) Выбор застройки;
2) Выбор количества помещений в объекте недвижимости;
3) Расширенный фильтр – содержит прочие фильтры.

Рис. 3.7 Применение фильтров в шахматке
Для того чтобы посмотреть стоимость объектов с возможными скидками, в шахматке корпуса необходимо нажать кнопку «СПИСОК» (см. Рис. 3.8).

Рис. 3.8 Переход к списку объектов с возможными скидками

После этого, список объектов будет отображаться с суммами возможных скидок (см. Рис. 3.9).

Рис. 3.9 Список объектов с суммами возможных скидок
 
После выбора объекта недвижимости откроется окно заявки с заполненными полями. Проверяем, заполнены все ли обязательные поля, не заполненное заполняем (1). Так же в верхней правой части экрана расположены схемы, планы этажей\площадок, общий вид корпуса и прочие изображения. В разделе «Условия и параметры продажи» выбираем нужный вариант (2). После заполнения всех нужных полей нажимаем в верхнем левом углу кнопку «СОХРАНИТЬ» или «СОХРАНИТЬ И ЗАКРЫТЬ» (3). (см. Рис. 3.10).

Рис. 3.10 Окно заявки с заполненными полями
После успешного сохранения текущая заявка перейдет в состояние «Устная бронь» и поле «Объект недвижимости» будет заполнено (см. Рис. 3.11).

Рис. 3.11 Состояние текущей заявки

 
Для того чтобы посмотреть параметры сделки, указанные при бронировании, в открытой заявке нажимаем на вкладку «Расчёт сделки» (см. Рис. 3.12).

Рис. 3.12 Переход в расчёт сделки

На вкладке отобразятся параметры (1), скидки и рассрочки (2). Предметы договора (3) и графики платежей (4) создаются автоматически (см. Рис. 3.13).

Рис. 3.13 Параметры расчёта сделки